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Die E-Mail und Ihr Archiv sind heute eines der wichtigsten Kommunikationsmittel in Unternehmen.
Täglich werden Angebote, Verträge, Rechnungen, Absprachen und interne Informationen per E-Mail versendet und empfangen.
Damit sind E-Mails nicht nur Kommunikationsmittel, sondern auch geschäftsrelevante Dokumente.
Was ist E-Mail-Archivierung?
E-Mail-Archivierung bezeichnet die systematische, revisionssichere und langfristige Speicherung von E-Mails in einem speziellen Archivsystem. Dabei werden ein- und ausgehende Nachrichten einschließlich Anhängen vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar gespeichert. Ziel ist es, die Integrität, Authentizität und Verfügbarkeit der geschäftlichen Kommunikation sicherzustellen.
Im Unterschied zur einfachen Ablage im Postfach oder auf einem lokalen Laufwerk erfüllt eine professionelle E-Mail-Archivierung gesetzliche und organisatorische Anforderungen, insbesondere hinsichtlich Nachvollziehbarkeit und Schutz vor Manipulation.
Rechtliche Pflicht zur Archivierung
In vielen Ländern – darunter auch Deutschland – unterliegen Unternehmen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für geschäftliche Unterlagen. E-Mails mit steuerlich oder handelsrechtlich relevanten Inhalten gelten dabei als aufbewahrungspflichtige Dokumente. Rechtsgrundlagen ergeben sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) sowie den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD).
Das bedeutet: Geschäftsrelevante E-Mails müssen vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar aufbewahrt werden. Eine bloße Speicherung im persönlichen Postfach genügt diesen Anforderungen in der Regel nicht.
Nutzen der E-Mail-Archivierung
Neben der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben bietet die E-Mail-Archivierung zahlreiche organisatorische Vorteile:
- Optimierung der Arbeitsabläufe: Verbesserte Suchfunktionen und klare Dokumentationsprozesse ermöglichen ein schnelleres und strukturierteres Arbeiten.
- Transparenz: Schnelle und nachvollziehbare Auffindbarkeit von Informationen.
- Datensicherheit: Schutz vor Datenverlust durch technische Defekte oder versehentliches Löschen sowie Sicherstellung der Verfügbarkeit geschäftlicher Korrespondenz auch nach dem Ausscheiden von Mitarbeitenden.
- Entlastung der IT-Systeme: Reduzierung der Serverlast durch Auslagerung älterer E-Mails und optimierte Speicherstrukturen.
- Rechtssicherheit: Schutz bei Betriebsprüfungen, Rechtsstreitigkeiten oder internen Prüfungen sowie klare Nachweisführung gegenüber Behörden, Geschäftspartnern und externen Prüfinstanzen.
Eine strukturierte E-Mail-Archivierung ist somit nicht nur eine gesetzliche Notwendigkeit, sondern auch ein wichtiger Baustein für Compliance, Informationssicherheit und effiziente Unternehmensprozesse.
Dieses Handbuch beschreibt die praktische Anwendung der E-Mail-Archivierung und soll als Anleitung zur Nutzung im Arbeitsalltag dienen
